Características de una solución BPA (Modelado de proceso)

Modelo de proceso

Modelado de procesos

En un foro de LinkedIN ha surgido la pregunta de que cuales deben ser las características de una buena herramienta BPA. Solo tiene sentido esta discusión hablando de herramientas “top” ya que para compañías con necesidades intermedias puedes optar desde Excel (se hace) o Visio hasta Aris o Nimbus.

Hay mucha diferencia entre modelar para documentar, para analizar, para mejorar o para automatizar, en mi opinión elegir la herramienta sin saber para que la quieres es como poner el burro antes que los bueyes o discutir si necesitas un Smart o un Airbus 380 para un viaje sin saber cuánta gente va y cuales son el origen y el destino

Airbus Vs Smart

Airbus Vs Smart

Si alguien es capaz de decirme cual de los dos es el mejor medio de transporte sin dudarlo le doy un premio. Es evidente que el número de pasajeros y el origen-destino son muy relevantes en la clasificación. Con los sistemas de información pasa lo mismo, si eres una empresa mediana o tu madurez en análisis de procesos es poca no es demasiado relevante la elección entre una opción y otra, en muchos casos las funcionalidades de modelado de herramientas BPMS puede ser suficiente.

Pero si de lo que hablamos es de hablar de lo mejor, de cuál sería la herramienta definitiva que podría ser mejor que cualquier otra para utilizarla como solución BPA deberíamos pensar en soluciones que proporcionen las siguientes prestaciones (no entro en las más obvias que he dejado aparte):

  • Capacidad de modelado cooperativo. Cooperar no es pasarte versiones del documento o trabajar por tiempos en el mismo, cooperar es disponer de la posibilidad de diseñar conjuntamente o de trabajar varias personas en partes diferentes del proceso.
  • Capacidad de documentar procesos y publicar información sobre ellos. Gestión de versiones, cambios, autorizaciones, etc.
  • Herramientas para comparar datos reales de ejecución de los procesos sobre el proceso teórico (sobre un BPM o sobre sistemas desacoplados). Yo incluyo aquí las capacidades para “levantar” el proceso (monitorizar los sistemas y “descubrir” el proceso interno) que algunos proveedores afirman tener aunque esto por sí mismo no me parece suficiente ni tan relevante para casos generales (no dudo que tiene ciertas aplicaciones).
  • Librerías de modelos de procesos especializados por sectores de actividad. Aunque una empresa debería conocer los procesos de su sector y no necesitar que nadie le “preste” unos, siempre es útil disponer de la documentación recapitulada y tener un modo de comparar tus “gap” de gestión con tu sector de actividad. Sobre todo útil para procesos no-core (doy por hecho que nadie puede enseñarte a hacer tus proceso core con una librería de procesos)
  • Capacidad de integrar y/o comparar los procesos modelados en la herramienta (teóricos y globales) con los procesos integrados en BPM, ERP, CRM (reales y fragmentados).
  • Herramientas de simulación con carga de información histórica.

Debo decir que hasta ahora no creo que ninguna de las herramientas tenga todas las funcionalidades como yo esperaría de la “solución perfecta” aunque Aris (Software AG), Nimbus (Tibco), IBM y SAP están intentándolo.

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